Первые Шаги В Планировании

В первом посте о начале новой жизни я писала про ловушки планирования, в которые мы можем попасть, когда решаем все кардинально изменить.

Я попадалась в обе. Иногда недопланирóвывала, вернее, очень неясно планировала, хотя чаще, конечно, перепланирóвывала, потому что никак не могла реально оценить свою «подъемную силу».

Но в любом случае я понимала, что планирование необходимо и от него никуда не деться. И что более важно, планировать надо не умозрительно, только лишь в голове, а очень конкретно, на бумаге, чтобы всегда наглядно было видно, что, где и когда.

Я очень люблю планировать. Для меня это какой-то почти ритуальный процесс, который позволяет наметить путь, нарисовать картинку и помочь понять, куда надо двигаться. И потому для планирования я выделила целую рубрику на этом сайте. Ведь в нашей жизни, когда у каждого из нас есть миллионы дел, вопрос планирования своей деятельности становится очень острым. Именно поэтому мы стараемся искать разные уловки, чтобы сэкономить время, увлекаемся тайм-менеджментом, все это надо для того, чтобы справиться со всеми делами и задачами, которые стоят перед нами.

Начинала я с планирования «в лоб». Просто составляла список всего, что надо сделать. Но как показала практика, этот способ не работает. Вернее, он-то, конечно, работает, но только уже как часть более продуманной системы. В настоящий момент у меня есть такая система, но и ее я иногда пытаюсь усовершенствовать и оптимизировать.

Список дел мне нужен для двух вещей:

  1. чтобы я знала и видела, что надо делать
  2. чтобы я могла вычеркивать дела из списка и понимать, что день прошел не зря. Потому что есть какая-то магия в этом вычеркивании. Иногда я специально записывала небольшие дела, которые очень легко выполнялись, только для того, чтобы было больше вычеркнутых дел.

Итак, я составляла списки и планировала свой день, неделю, месяц. Записывала, что хочу сделать. В полной уверенности, что справлюсь, я приступала к выполнению, и часто оказывалось, что «не так склалося, як гадалося»…

Со временем я стала замечать, что дела на подобии «Изучить рынок» (Провести исследование, Решить вопрос, Доделать сайт…) как-то очень с трудом вычеркиваются. Я стала понимать, что эти задачи в контексте списка дел на день, кажутся и являются неясными и невыполнимыми. (Пишу об этом так подробно, потому что у многих людей в ежедневниках встречаются такие формулировки).

В этом случае, нам или не очень понятны критерии оценки результата, или непонятно, какие шаги надо предпринимать в первую очередь, чтобы прийти к этому результату. Поэтому часто такие задачи могут «зависать» в ежедневниках надолго, и кочевать со дня на день, со страницы на страницу.

Решить этот вопрос в свое время мне помогла книга «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Девида Аллена, или в английском варианте «Getting things done». В этой книге описывается система управления деятельностью, которая называется, как аббревиатура книги — GTD.

В настоящее время это система является одной из альтернатив движению тайм-менеджмента. Она позволяет достаточно эффективно организовать наши дела и задачи, так, чтобы голова оставалась ясной, и мы могли спокойно заниматься их выполнением. И хоть система не является идеальной, у нее есть свои недочеты, но есть очень много полезного, что помогло мне начать планировать и работать более эффективно.

Девид Аллен пишет, что любая задача, для завершения которой требуется предпринять больше, чем один активный шаг — это уже проект. А проект нельзя просто взять и выполнить. Можно лишь выполнить необходимые действия, относящиеся к проекту.

Тогда мне стало понятно, почему я так долго изучала, решала и доделывала. Именно потому, что это были проекты, а их просто так не вычеркнешь выполнишь. Результат можно достигнуть лишь, если постепенно, шаг за шагом, выполнять подзадачи, из которых эти проекты состоят.

Теперь у меня есть правило-аксиома:

Любой проект — большая задача — состоит из меньших и простых действий. И именно их и надо вписывать в свой ежедневник. Эти действия должны быть настолько простыми, чтобы не возникал вопрос — как это можно сделать?

Теперь, когда я планирую день/неделю/месяц, я отдельно записываю все проекты, которые хочу реализовать. Затем, каждый из проектов разбиваю на маленькие действия, которые можно осуществить за раз.

Для определения этих шагов есть разные методики. Одна из них, это мозговой штурм, когда записываются все действия, которые касаются данного проекта. Особенного удобно его вести с помощью интеллект-карт. Но это отдельная технология, о которой я напишу чуть позже.

Методика GTD во многом упростила и организовала мою деятельность. Поэтому особенно важные и полезные приемы и мой опыт их использования я буду описывать здесь.